Die Welt wird immer digitaler, und Unternehmen, welche die Vorteile erkannt haben und diese für sich nutzen, sind erfolgreicher. Von vielen Firmeninhabern höre ich oft, dass die Umsetzung von Digitalisierungs- und Automatisierungsvorhaben als anstrengend und teilweise unnötig angesehen werden. Es läuft schliesslich auch so, wie es ist. In diesem Blogbeitrag zeige ich auf, warum diese Hürden oft überbewertet sind und wie die Digitalisierung tatsächlich eine kosteneffiziente Möglichkeit sein kann, die Prozesse ganzheitlich zu optimieren.
Zeit- und Kostenersparnis durch Digitalisierung
Die Annahme, dass Digitalisierung teuer und zeitaufwendig ist, trifft nicht immer zu. Ein zeitgemässes Dokumentenmanagementsystem (DMS), wie beispielsweise DocuWare, spart Zeit. Wie viel, variiert stark je nach Unternehmensgrösse, Branche, bestehenden Prozessen und dem spezifischen DMS, das implementiert wird. Es gibt einige Studien und Untersuchungen, die sich mit den Vorteilen der Digitalisierung und Prozessoptimierung beschäftigen. Einige allgemeine Nutzen, die oft zitiert werden, sind die folgenden:
- Zeitersparnis bei der Suche nach Dokumenten: Ein modernes DMS kann die Zeit, die Mitarbeiter aufwenden, um Dokumente zu finden, erheblich reduzieren. Dies kann mehrere Stunden pro Woche betragen.
- Effizientere Zusammenarbeit: Mit einem DMS können Teams leichter auf Dokumente zugreifen und daran arbeiten, was die Zusammenarbeit vereinfacht.
- Automatisierung von Routineaufgaben: Viele DMS ermöglichen die Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben, was Zeit und Kosten spart.
Nach den Erfahrungen meiner Kunden mit bis zu 50 Angestellten beträgt die Zeitersparnis eines Sachbearbeiters ungefähr vier Stunden pro Woche. Prozessoptimierung mit digitalen, automatisierten Werkzeugen ermöglichen in der Praxis bis zu 20 Prozent Kosten- und Zeiteinsparungen. Beispielsweise haben mir Kunden im Schaltanlagenbau berichtet, dass der Aufwand für das Erstellen von fünf Offerten über 200'000 Franken von zwei bis drei Tagen auf nur fünf Stunden reduziert werden konnte!
Machen wir ein kurzes Rechenbeispiel: Mit 13 Büropersonen, die dank Digitalisierung vier Stunden pro Woche und Person einsparen, ergibt dies mit einem Stundenansatz von 50 Franken und 46 Arbeitswochen gerechnet eine Kosteneinsparung von 119’600 Franken. Das Digitalisierungsprojekt ist in diesem Beispiel somit in knapp einem halben Jahr amortisiert.
Das Dilemma von erfolgreichen Unternehmen
Erfolg ist grossartig, aber er darf nicht zu Selbstzufriedenheit führen. „Warum sollte ich etwas ändern?“, fragen sich Unternehmerinnen und Unternehmer oft, wenn alles gut läuft. Diese Denkweise kann gefährlich sein, da sich der Markt und das Umfeld ständig verändern. Denken wir nur an einen «Schwarzen Schwan» wie die Finanzkrise, Euro-Krise, Corona oder der Ukraine-Krieg. Diese mehr oder weniger überraschende Ereignisse haben die (Wirtschafts-)Welt erschüttert und tiefgehend verändert. Darum sind Prozessverbesserungen gerade in erfolgreichen Phasen wichtig. Es mag kontraintuitiv erscheinen, gerade dann zu investieren, wenn alles rund läuft. Doch genau dann sind die Ressourcen und der Spielraum, um zu innovieren, ohne das Kerngeschäft und den laufenden Erfolg zu gefährden.
Wie beginne ich mit der Digitalisierung?
Ein durchdachter Plan ist der Schlüssel. Starte nicht einfach mit einem neuen ERP- oder CRM-Programm. Starte mit der Prozessanalyse des gesamten Unternehmensprozesses. Dadurch identifizierst du Probleme, die nicht in ihrem ganzen Ausmass erkannt waren. Darauf aufbauend erfolgt die Planung der zukünftigen Prozesse und Evaluation geeigneter digitaler Werkzeuge. Überlege dir, welche Prozesse du wann und wie digitalisieren möchtest. Ein gut durchdachter Plan spart Zeit und Geld in den nachfolgenden Schritten. Die Digitalisierung ist kein Trend, der vorübergeht. Es ist die Zukunft. Und wie bei jeder Investition in die Zukunft erfordert sie Mut. Der Mut, etwas zu ändern, auch wenn alles (vermeintlich) gut läuft. Der Mut, in neue Technologien und Prozesse zu investieren, auch wenn das alte System noch funktioniert.
Da kommt mir das Zitat des österreichischen Philosophen Paul Watzlawick in den Sinn:
"Wenn du immer wieder das tust, was du immer schon getan hast, dann wirst du immer wieder das bekommen, was du immer schon bekommen hast. Wenn du etwas anderes haben willst, musst du etwas anderes tun. Und wenn das, was du tust, dich nicht weiterbringt, dann tu etwas völlig anderes, statt mehr vom gleichen Falschen!"
Intern oder extern? Das ist hier die Frage.
Doch wie soll ein KMU die Digitalisierung starten? Die Entscheidung, ob man einen externen Projektmanager beiziehen oder die Aufgabe intern lösen sollte, ist eine Frage, die viele Unternehmen umtreibt. Als jemand, der im Projektmanagement tätig ist, möchte ich betonen, dass das Beiziehen eines externen Projektmanagers oft eine kluge Entscheidung ist. Hier sind einige Gründe, warum:
1. Objektivität: Ein externer Projektmanager bringt eine unvoreingenommene Perspektive ein und ist frei von interner Politik und Voreingenommenheit. Dies ermöglicht eine klare und fokussierte Führung des Projekts.
2. Expertise und Erfahrung: Externe Projektmanager bringen spezialisierte Kenntnisse und Erfahrungen mit, die im spezifischen Unternehmen möglicherweise fehlen. Externe haben oft Erfahrung in einer Vielzahl von Branchen und Projekten und können Best Practices anwenden, die sich in ähnlichen Situationen als erfolgreich erwiesen haben.
3. Ressourcenmanagement: Internes Personal hat oft bereits bestehende Aufgaben und Verantwortlichkeiten, gerade in kleineren KMU. Das Projekt steht dann oft nicht an erster Stelle, was zu teuren Verzögerungen führen kann. Ein externer Projektmanager kann sich voll und ganz auf das Projekt konzentrieren und die nötigen Ressourcen effizient steuern.
4. Flexibilität: Externe Projektmanager können temporär für einzelne Projekte eingestellt werden. Das gibt Unternehmen die Flexibilität, Fachkenntnisse nur dann einzusetzen, wenn sie benötigt werden, ohne langfristige Verpflichtungen.
5. Kostenersparnis: Obwohl den Beizug eines externen Projektmanagers anfänglich teurer erscheinen mag, können die spezialisierten Fähigkeiten und die Effizienz, die sie einbringen, langfristig Kosten sparen. Zudem können interne Ressourcen während dieser Zeit weiter verrechenbare Aufgaben erfüllen. So gehen keine Aufträge verloren.
6. Risikominderung: Durch das Mitbringen von Branchenkenntnissen und Erfahrungen können externe Projektmanager dazu beitragen, potenzielle Risiken zu erkennen und zu minimieren, bevor sie zu Problemen werden.
7. Perspektive: Manchmal benötigt ein Projekt einen frischen Blick von aussen, um kreative Lösungen und neue Ansätze zu finden. Ein externer Projektmanager kann diese neue Sichtweise einbringen.
Während es Situationen geben mag, in denen eine interne Führung eines Projekts sinnvoll ist, bieten externe Projektmanager oft entscheidende Vorteile, die die Effizienz, Effektivität und das erfolgreiche Ergebnis eines Projekts steigern können. In einer Zeit, in der Projekte immer komplexer werden und die Erwartungen steigen, kann der externe Blick eines Fachmanns der entscheidende Faktor darstellen, der ein Projekt zum Erfolg führt.
Digitalisierung als Chance
Die Digitalisierung ist keine Bürde, sondern eine Chance. Es ist eine Möglichkeit, effizienter und wettbewerbsfähiger zu werden – und dies innerhalb überschaubarer Kosten. Obendrein trägt sie auch zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit bei. Moderne Arbeitsprozesse und digitale Lösungen machen die Arbeit effizienter und angenehmer. Flexibles Arbeiten, automatisierte Abläufe und die Möglichkeit, sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu konzentrieren, steigern die Motivation im Team. Und nicht zu vergessen: In Zeiten des Fachkräftemangels kann eine fortschrittliche digitale Ausrichtung deines Unternehmens ein echtes Argument sein, um qualifizierte Mitarbeitende zu gewinnen und zu halten.
Wenn dein KMU gut läuft, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, um in die Zukunft zu investieren. Die Digitalisierung schreitet voran, und die Anforderungen steigen.
