Im Unternehmensalltag sind Verträge allgegenwärtig. Mit Kunden, mit Lieferanten, mit Mitarbeitern, mit Mietern, mit Mandanten u.v.m.
Anhand der nachfolgenden fiktiven Unternehmen und Personen wollen wir dieses Beispiel verdeutlichen:
- Verkäufer: Vollgas AG
- Verkaufsleiter (VL): Hans Sales
- Sachbearbeiter (SB): Michael Fortschritt
- Kunde: Schon-Gestern GmbH
- Vertragspartner (VP): Urs Wichtig
Die Schon-Gestern GmbH will bei der Vollgas AG eine Anlage kaufen. Zu diesem Zweck soll ein Kaufvertrag geschlossen werden.
Hans Sales von der Vollgas AG teilt «seinem» Sachbearbeiter Michael Fortschritt mündlich mit, dass er den Kaufvertrag für die Schon-Gestern GmbH aufsetzen soll.
Sobald Michael den Vertrag fertig erstellt hat, druckt er diesen aus und gibt ihn zur Kontrolle an Hans. Dieser kontrolliert ihn, macht ein paar Ergänzungen und gibt ihn an Michael zurück.
Michael erstellt jetzt den finalen Vertrag, welchen er im Anschluss druckt und an Hans zur Unterzeichnung weitergibt.
Hans legt diesen anschliessend dem Sekretariat zum Post-Versand in den Posteingang. Das Sekretariat verpackt den Vertrag und sendet ihn an Herrn Wichtig.
Ein paar Tage nach Erhalt unterzeichnet Herr Wichtig den Vertrag, kopiert diesen für seine eigene Ablage und schickt ihn wieder zurück.
Sollte Herr Wichtig noch Änderungen im Vertrag wünschen, wiederholt sich dieser Prozess erneut.
Sobald der Vertrag wieder bei der Vollgas AG eintrifft, ist der Prozess noch lange nicht beendet. Der Verkaufsleiter Hans Sales will darüber informiert werden, der Sachbearbeiter Michael Fortschritt erfasst und bearbeitet den zugehörigen Auftrag, das Sekretariat archiviert den Vertrag etc.
Wird der Vertrag nicht per Post, sondern zum Beispiel per E-Mail versandt, so wird er nochmals deutlich häufiger gedruckt und wieder gescannt. Die Rechtssicherheit eines Dokuments mit gescannter Unterschrift ist dabei nicht in jedem Fall sichergestellt.
Eine moderne ECM-Lösung (Enterprise Content Management System) mit Workflows und integrierter elektronischer Signatur löst diesen Prozess deutlich schneller, ist weniger fehleranfällig, vereinfacht die Kontrolle und ist nicht zuletzt für alle Beteiligten deutlich komfortabler.
Noch immer will Urs Wichtig von der Schon-Gestern GmbH mit der Vollgas AG einen Kaufvertrag abschliessen.
Auch hier erfolgt die Information des Verkaufsleiters Hans Sales an den Sachbearbeiter Michael Fortschritt, er solle bitte einen Vertrag aufsetzen. Jedoch über einen automatischen Workflow, welchen er einfach elektronisch startet.
Michael erstellt direkt aus dem Workflow den Kaufvertrag und archiviert diesen elektronisch im ECM. Von da aus kann er weiter bearbeitet werden.
Hans Sales wird jetzt automatisch informiert, dass der Vertrag zur Kontrolle bereit liegt, was er auch unterwegs erledigen kann.
Nachdem er seine Korrekturwünsche vermerkt hat, wandert der Vertrag automatisch wieder zum Sachbearbeiter Michael Fortschritt. Er erstellt nun den finalen Vertrag.
Auch darüber wird Hans automatisch informiert. Er kann jetzt den Vertrag nochmals kontrollieren. Anschliessend unterzeichnet er diesen per elektronischer Signatur.
Nun wird Urs Wichtig bei der Schon-Gestern GmbH automatisch per E-Mail benachrichtigt, dass sein Vertrag zur Unterzeichnung bereit ist. Er öffnet diesen an seinem PC oder Smartphone und setzt jetzt ebenfalls eine elektronische Signatur.
Sobald der Vertrag von allen Parteien elektronisch signiert ist, erfolgt zeitgleich die Benachrichtigung des Sachbearbeiters, Verkaufsleiters, Sekretariats und allen sonst noch involvierten Personen und Abteilungen.
Der Vertrag ist zeitgleich automatisch revisionssicher im Archiv gespeichert. Auf das Drucken des Dokuments kann im ganzen Prozess verzichtet werden.
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Wie eine elektronische Signatur funktioniert, finden Sie in diesem Blog-Artikel von DocuWare gut beschrieben:
Die elektronische Signatur – was ist das?
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