Nur noch 2 Klicks von JEDEM Dokument entfernt
Dokumentenmanagement-Beratung für eine effiziente Administration
DMS-Beratung
Erlange die Kontrolle über die Dokumentverwaltung zurück
In meinen Dokumentenmanagement-Beratungen sehe ich es immer wieder. Es wirkt wie eine Kleinigkeit: das Durchklicken durch Navigationspfade, um ein Dokument zu suchen und aufzurufen. Klassische Dokumentverwaltung.
Nur:
- Was ist, wenn ein:e Kolleg:in die Datei an einem anderen Ort abgelegt hat?
- Woher weisst Du, ob es sich um die aktuellste Version des Dokuments handelt?
- Ist das Dokument schon digitalisiert?
- Vielleicht findest Du die Datei nicht, weil sie auf andere Art benannt wurde?
Das ist schlichtweg die digitale Übersetzung eines physischen Aktenschranks.
Es ist, als ob Du und Deine Mitarbeiter:innen nach wie vor zum Schrank gehen, nachdenken, in welchem Ordner das Dokument sich befinden könnte, den Ordner heraussuchen, darin herumblättern und hoffen, dass die Kollegin das Dokument wirklich hier abgeheftet hat.
Nur in digital.
Deshalb ist es mir ein besonderes Anliegen, produzierende KMUs mithilfe effizienter Dokumentprozesse profitabler zu gestalten. Damit unnötiges Suchen und Klicken der Vergangenheit angehören.
Meine Software der Wahl im Bereich Dokumentverwaltung: DocuWare.
Die digitale Version sollte nicht einfach digital sein – sondern BESSER
Wie hilft ein Dokumentenmanagementsystem dabei, profitabler zu werden?
DocuWare nimmt jedem Mitarbeiter 4 Stunden Arbeit wöchentlich ab*
*Studie Bitcom (2018)
Mit der Cloudlösung von DocuWare sind alle Dokumente nur noch 2 Klicks entfernt. Mithilfe der Schlagwortfunktion muss sich kein:e Mitarbeiter:in mehr merken, WO Dokumente abgelegt wurden.
Auch E-Mails werden automatisch in die digitale Projektakte abgelegt, sodass Du sicher sein kannst, mit vollständigen Informationen zu hantieren.
Neue Mitarbeiter:innen sind schneller eingearbeitet, weil sie sich nicht im Datendschungel verlieren. Kolleg:innen, die nur sporadisch im «System» sind, müssen niemanden um Hilfe bitten.
Das umfassende Berechtigungsmanagement sorgt dafür, dass die richtigen Dokumente für die richtigen Personen zugänglich sind. Schnell, lückenlos, zuverlässig.
«Was ich seit der Einführung schon mehrfach von meinen Mitarbeitern gehört habe: Wenn ich einen Beleg oder ein Dokument suche, hoffe ich inständig, dass das Dokument bereits in DocuWare eingespeist ist. Dann finde ich es.»
Ich helfe produzierenden KMUs bei der Einführung und Schulung des neuen Dokumentenmanagementsystems, damit sie mehr Zeit in produktive Tätigkeiten investieren.
Kernbereiche der DMS-Beratung
Als Spezialist für digitale Prozesse für produzierende KMUs begegne ich bei meinen Kunden in den DMS-Beratungen regelmässig ähnlichen Herausforderungen.
1. Digitale Rechnungsverarbeitung
Damit Dokumentprozesse leicht nachvollziehbar werden
Ob im Elektrobetrieb oder im Baugewerbe: ein- und ausgehende Rechnungen fluten täglich den Briefkasten (auf Papier oder digital). Da sind reibungslose Dokumentprozesse essenziell.
Im Laufe eines Projekts entstehen zu jedem einzelnen Objekt Dokumente (Rechnung, Bestellung, Auftragsbestätigung etc.), die von unterschiedlichen Abteilungen und Personen abgelegt, gesucht, bearbeitet und freigegeben werden müssen. Ein langwieriges Prozedere, in dem bis zu 10 Softwares involviert sein können.
DocuWare bietet im Gegensatz dazu vorkonfigurierte Workflows zur Freigabe von Dokumenten – auch über verschiedene Personen und Abteilungen hinweg. Jede befugte Person greift nun jederzeit und von überall auf die benötigten Dokumente zu, statt auf die Bearbeitung eines Kollegen warten zu müssen. So reduziert Dein KMU interne Wartezeiten drastisch.
Ein weiterer Schritt zum papierlosen Büro
Revisionssicher Dokumente archivieren (inkl. 6 Backups auf unterschiedlichen Servern in der EU)
Nutze Skontofristen, statt Mahngebühren zu zahlen, durch schnellere Freigaben
2. Effektives Personal- und Vertragsmanagement
Die perfekte Kombination aus Transparenz und Sicherheit
Meine Kunden vereinfachen und beschleunigen mit dem Dokumentenmanagementsystem DocuWare jegliche Form dokumentenbasierter Personalprozesse. Sie sagen mir immer wieder, dass sie sich mittlerweile keinen anderen Weg mehr vorstellen können.
Vom Einstellen neuer Fachkräfte bis hin zur jährlichen Mitarbeiterbewertung werden die Dateien leicht zugänglich gesichert und organisiert.
Verstreute Mitarbeiterdaten, manuelle Mehrfacheingaben und unstrukturierte Arbeitsabläufe wirken nach der Einführung von DocuWare wie aus einer anderen Zeit.
Das zeigt: Personal- und Vertragsmanagement geht auch leichter.
Sicherheit
Die Daten sind durch Verschlüsselungstechnologie und 6-fache Backups nach Schweizer GeBüv revisionssicher geschützt.
Self Service
Dank ausgeklügelter Zugriffsberechtigungen greifen Mitarbeiter:innen auf die eigenen Daten zu, ohne die Zeit ihrer Kolleg:innen zu beanspruchen.
Zentrales Archiv reduziert Papier
Ein digitales, zentrales Archiv macht Papierstapel und übervolle Aktenschränke obsolet.
Zeiteffizient
Routinearbeiten werden vereinfacht und automatisiert. Nie wieder unnötige Dateneingaben, Wartezeiten auf E-Mail-Antworten oder mühseliges Heraussuchen von Dokumenten.
Ein Meilenstein, um den Digitalisierungsstau zu lösen
Dokumentenmanagement-Beratung: Dein Cloud-Partner von DocuWare
Als Prozessspezialist liegt mein Fokus auf den Prozessen Deines KMUs und nicht auf der Dokumentenmanagement-Lösung.
Denn jede Software ist nur ein Werkzeug, um die spezifischen Wünsche Deines Unternehmens zu erfüllen.
Wir analysieren im Vorfeld die internen Prozesse, um bei der Umsetzung und Einführung des DMS kostspielige Umwege und Fehler zu vermeiden. Oft identifiziere ich im Zuge dessen zusätzliche Effizienzpotenziale, die ich bereits in anderen Unternehmen entdeckt habe.
Ich bin Cloud-Partner von DocuWare. Jedoch verstehe ich mich als Berater und Projektmanager für KMUs. Letzten Endes geht es darum, die Prozesse Deines Unternehmens effizienter zu gestalten, statt sich auf eine Lösung zu versteifen.
Ich freue mich darauf, mit meiner Erfahrung die passende DMS-Lösung rasch und reibungslos einzuführen, um die Workflows und Prozesse Deines KMUs zu beschleunigen.
«Spesenabrechnung und Rechnungsfreigabe automatisiert»
Vielmehr haben wir nun Workflows wie z. B. die Spesenabrechnung oder Rechnungsfreigabe/Kontierung automatisiert. So finden die Dokumente inkl. Prüfung/Freigabe den schnellsten Weg in die Buchhaltung und letztendlich ins Archiv.
Auch die Personalakte mit diversen Zugriffsrechten erleichtert die Arbeit und erhöht die Flexibilität. Alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen können direkt auf die persönlichen Daten wie z. B. Arbeitsvertrag oder Lohnabrechnung zugreifen. Alles in allem perfekt durchdacht und eingeführt durch Matthias!»