Effiziente Dokumentprozesse – Neumeyer AG

„Der Appetit ist beim Essen gekommen.“ So lässt sich rückblickend unser Digitalisierungs-Projekt kurz und bündig beschreiben. Alles begann mit einem Telefongespräch zwischen Matthias Friedli von der Friedli Projektmanagement GmbH und mir, Stephan Zeidler, Leiter Finanzen der Firma Neumeyer AG in Lengnau AG.

Mit dem Thema Digitalisierung setzten wir uns zwar schon länger auseinander, kamen allerdings nicht richtig vom Fleck. Zu stark absorbierte uns immer wieder das Tagesgeschäft. Dann kam der unverhoffte Telefonanruf von Matthias Friedli gerade zur passenden Zeit. Er rief mich an, erklärte kurz, wie er uns vielleicht bei unserem Digitalisierungsproblem unterstützen könne, und schon ein paar Tage später trafen wir uns zu einem ersten ausführlichen Gespräch bei uns in Lengnau. Die Chemie stimmte auf Anhieb, und ich wusste sofort, das ist unser Mann! Er ist lösungsorientiert und versteht unsere Situation und die Herausforderungen. Zudem passt seine geradlinige und unkomplizierte Art ideal zur Kultur in unserem Betrieb. Und so schickten wir uns gemeinsam in das Abenteuer Digitalisierung.

Einführung des Dokumentenmanagement-Systems „DocuWare“

Der offizielle Startschuss war der Dokumentenmanagement-Workshop. Den ersten Halbtag widmeten wir der Ist-Analyse der bestehenden Prozesse, deren Schmerzpunkten und der Organisation. Während des zweiten Halbtags dachten wir Prozesse neu, zeichneten die neuen Abläufe und erstellten einen groben Terminplan. So merkten wir schnell, wohin uns die Reise zuerst führen sollte: zur Digitalisierung unserer Dokumentenverwaltung. Das in die Jahre gekommene System hat uns lange Zeit begleitet, gute Dienste geleistet und ist eng in unser ERP Europa3000 integriert. Allerdings deckt es nicht mehr alle unsere Bedürfnisse ab, und die Handhabung ist nicht mehr zeitgemäss und zu schwerfällig. Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen zu viel Zeit aufwenden, um die benötigten Dokumente zu finden, dadurch ist das Ablagesystem auch ein Zeitfresser. Kurz: Das System ist umständlich und ineffizient. Seit der Einführung des elektronischen Rechnungsversands und der neuen QR-Rechnung haben wir zudem einen gewissen Druck von unseren Kunden gespürt, uns anzupassen.

Matthias nahm sich somit mit uns zusammen dem DMS an. Schnell konnte er sich in unsere Prozesse eindenken und fand mit seiner empathischen und strukturierten Art sofort den Draht zu den Mitarbeitenden. Er involvierte sie geschickt und konnte sie so für das Thema begeistern. In meiner Laufbahn durfte ich schon mehrmals die Einführung einer neuen Software begleiten. Aber so reibungslos, wie in diesem Fall, ging es noch nie. Mit Matthias haben wir den idealen Partner gefunden.

Optimieren vor Digitalisieren

In verschiedenen Schritten optimierten wir zunächst die verschiedenen Prozesse, um sie anschliessend zu digitalisieren. Am Beispiel des Rechnungsprozesses lässt sich dieses Vorgehen veranschaulichen: Bisher haben wir jede Rechnung ausgedruckt und häufig zusammen mit E-Mails, den Einkaufsrechnungen und Zolldokumenten abgelegt. So füllten sich Ordner um Ordner. Ich habe ausgerechnet: Nur mit der Digitalisierung dieses Teilprozesses sparen wir nun jährlich rund 36’000 Blätter Papier. Das sind 72 Packungen à 500 Blätter. Hinzu kommen noch an die 50 Bundesordner, die jetzt wegfallen. Und wenn wir noch die Zeit der Mitarbeitenden dazurechnen, die nicht mehr mit Ablagearbeiten beschäftigt sind, sondern sich um wichtigere Aufgaben kümmern können, sind die Lizenzgebühren des neuen DMS bei weitem aufgewogen.

Simple Arbeiten werden hochkarätiger

Auch auf der psychologischen Ebene konnte Matthias unterstützen. Denn gewisse Mitarbeitende befürchteten, dass es sie nach der Prozessvereinfachung möglicherweise nicht mehr braucht. Dabei stand ein Stellenabbau bei uns nie zur Debatte, sondern es ging uns um die Schaffung von zusätzlichen Kapazitäten für wertschöpfende Tätigkeiten. Auch Homeoffice wird nun ein Thema, da die ersten Prozesse nun komplett papierlos funktionieren.

Die Reise geht weiter

Die Einführung des neuen DMS ist nun praktisch abgeschlossen. Und das übrigens, abgesehen von einer Kleinigkeit, exakt im Zeitplan. Kleinere Anpassungen können wir bereits problemlos selbst vornehmen, andere geben wir einfach Matthias in Auftrag. Und bereits haben wir Appetit auf mehr. Weitere Elemente der Digitalisierung stehen auf der Wunschliste. Themen wie beispielsweise das Rapportwesen oder der Workflow für die Ersatzteildisposition werden wir in den kommenden Monaten angehen - selbstverständlich mit Matthias an unserer Seite. Denn auf seinen Premium-Support können wir uns verlassen. Er ist immer für uns da, wenn wir etwas von ihm brauchen. Ein Rundumservice, der seines Gleichen sucht.

Dass ein Telefonat zum richtigen Zeitpunkt so viel Positives bewirken kann, lässt mich immer noch staunen. Jedenfalls bin ich froh, habe ich mich dazumal auf das Gespräch eingelassen, das den Stein ins Rollen brachte.

Die Firma Neumeyer AG in Lengnau AG ist seit der Gründung im Jahr 1969 im Besitz der Familie Senn. Marcel Senn leitet heute das Unternehmen in dritter Generation.

Ursprünglich bekannt als Metzgereimaschinenlieferant, ist die Neumeyer AG heute eine verlässliche Partnerin für zahlreiche weitere gewerbliche und industrielle Betriebe in der Sparte Nahrungsmittelherstellung.

Individuelle Lösungen für die Herstellung von Backwaren, die Verarbeitung von Gemüse und Früchten, die Fabrikation von Convenience-Produkten und für das Kreieren von neuartigen Molkereispezialitäten sind neben der Fleischverarbeitung die Kernkompetenzen der Neumeyer AG.

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