Die digitale Transformation bei Ulrich + Hefti AG: Der Weg zum Erfolg
Und jetzt?
3, 2, 1 – «Go live»! Wir schreiben den 1. Januar 2023 und Markus Ulrich ist gespannt wie ein Regenschirm wie die verschiedenen Systeme ineinandergreifen. Es ist nicht wie bei einem Möbelkauf: Man sieht das Endprodukt nicht auf einen Blick. Markus ist allerdings guten Mutes, denn er hat Vertrauen und ist sich sicher, dass er auf die richtigen Leute gesetzt hat. Und tatsächlich, es funktioniert.
Mit der Unterstützung von Matthias Friedli als Integrator und Partner von DocuWare wurde die Digitalisierung bei Ulrich + Hefti AG (UHAG) erfolgreich umgesetzt. Obwohl DocuWare nicht die kostengünstigste der zur Auswahl stehenden Solution war, stimmte das Gesamtpaket für Markus. Die REST-API-Schnittstellen von DocuWare zu den anderen Applikationen sind besser ausgebaut, und die Lösung ist komplett cloud-basiert und funktioniert somit zu 100 Prozent im Browser. Das bedeutet, dass Markus sowie sein Team von überall her auf das System zugreifen können, ohne eine Software lokal installieren zu müssen. Selbst in einem Internetcafé am anderen Ende der Welt könnte er problemlos arbeiten. Ihm reicht allerdings schon, dass er von zu Hause aus Zugriff auf die Geschäftsdaten hat. So bleibt ihm mehr Zeit für die Familie.
Geschäftsleitung: Markus Ulrich, André Ulrich, Lukas Zwyssig (v.l.n.r.)
Es geht locker-flockig voran
Ein grosser Gewinn ist zudem die Zeitersparnis in der Administration. Alles geht schneller und einfacher. Das System ist lernfähig, und wenn Fehler auftreten, liegt dies meistens an den Benutzern und nicht am System selbst, das kaum fehleranfällig ist. Das Enterprise Resource Planning (ERP), das Dokumentenmanagementsystem (DMS), die Zeiterfassung und das Buchhaltungsprogramm sind nun vollständig vernetzt und ineinander integriert. Die Integration wurde von der Firma m2apla GmbH umgesetzt. Die Programme spielen nahtlos ineinander, sodass die Buchhaltung, Angebote, Abrechnungen und sogar die Lohnabrechnungen locker-flockig von Markus und seinem Team erledigt werden können. Der grösste Nutzen für Markus ist die Zeitersparnis. Das Ausdrucken von Belegen ist nicht mehr notwendig. Somit entfällt der Gang zum Drucker, das Lochen und Ablegen. Stattdessen kann er beispielsweise eine Rechnung erstellen, diese per Mail versenden, und sie wird automatisch an der richtigen Stelle virtuell und revisionssicher archiviert und der Zahlungseingang überwacht. Jetzt muss er nur noch schauen, wie er die Pfunde wieder loswird, die er wegen der geringeren Bewegung im Büro zugelegt hat.
Kommunikation als wichtiger Erfolgsfaktor
Matthias Friedli kam bei der UHAG gut vorbereitet vorbei. Während eines halben Tages wurde eine Standortbestimmung betreffend Digitalisierungsgrad der UHAG durchgeführt.
Natürlich ist nicht alles eitel Sonnenschein. Rückblickend würde er sich mehr Zeit für die Kommunikation zwischen ihm, Matthias Friedli und m2apla nehmen. Die Komplexität des Schaltanlagenbaus und dessen Prozesse erforderte eine genaue Auseinandersetzung. Hätte er sich mehr Zeit genommen, um seine Bedürfnisse klarer zu formulieren, hätten Probleme während der Implementierung vermieden werden können. So musste ab und zu eine zweite Runde gedreht werden.
Ob Markus zur alten Arbeitsweise zurückkehren möchte? Nein. Definitiv nicht. Er ist äusserst zufrieden mit der aktuellen Lösung und lobte die hervorragende Begleitung durch Matthias Friedli. Markus war von Matthias› Fachwissen begeistert und empfiehlt eine Zusammenarbeit mit ihm wärmstens weiter.
Die digitale Transformation bei Ulrich + Hefti AG ist ein grosser Erfolg. Dank der Unterstützung von Matthias Friedli und der Implementierung von DocuWare sind die Prozesse und Arbeitsabläufe nun digitaler und effizienter. Markus Ulrich und sein Team profitierten von der Zeitersparnis, der flexiblen Zugänglichkeit und der nahtlosen Zusammenarbeit der verschiedenen Anwendungen. Die Digitalisierung ermöglicht ihnen, effektiver zu arbeiten und mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben sowie für ihre Familien zu haben.
In eigener Sache:
Während dieses Projekts habe ich mich entschlossen, eine Kooperation mit der Ninox-Partnerin m2apla GmbH einzugehen. Dies führte zur Entwicklung eines neuen digitalen Werkzeugs und einer einzigartigen Branchenlösung für den Schaltanlagenbau. Die Lösung besteht hauptsächlich aus einem ERP-System, einem Dokumentenmanagement und einer Finanzbuchhaltung von renommierten Anbietern, wie bei Ulrich + Hefti AG umgesetzt. Dank moderner Schnittstellen sind die Komponenten nahtlos miteinander verbunden. Als Experten für Prozessoptimierung und Softwareentwicklung passen wir diese Lösung präzise an deine individuellen Anforderungen an.
Lerne die Firma Ulrich + Hefti AG besser kennen.
