Digitale Prozesse nach Plan:
Ulrich + Hefti AG
„Genug ist genug!“ Markus Ulrich, kaufmännischer Geschäftsleiter der Firma Ulrich + Hefti AG Schaltanlagenbau (UHAG), warf den Bundesordner, vollgepackt mit Lieferscheinen, auf sein Pult. Grimmig schaute er aus dem Fenster und atmete tief ein und aus. Seine Unzufriedenheit stand ihm auf der Stirn geschrieben. Der Leidensdruck war enorm: Die Abläufe waren träge, die Tools undurchlässig, und der externe IT-Support funktionierte überhaupt nicht mehr. Teilweise wartete Markus Ulrich ganze zwei Monate auf eine Antwort. “So kann es nicht weitergehen“, murmelte er. Er musste handeln und wusste auch schon, wie.
Szenenwechsel. Die Geschäftsleitung der UHAG tagte, und Markus Ulrich präsentierte mit Enthusiasmus, wie er die Ulrich Hefti AG ins digitale Zeitalter führen möchte. Mit den richtigen Prozessen und den richtigen Tools soll das möglich werden. Fertig mit Doppelspurigkeit, fertig mit Samstagsarbeit, um administrative Arbeiten wie Zeiterfassungs- und Lohnadministration zu erledigen. Natürlich kostet die Umstellung eines Digitalisierungsprojekts etwas, doch sind die Kosten durch die Produktivitätssteigerungen schnell amortisiert. So locker-flockig ging sein Antrag an die Geschäftsleitung zwar nicht über die Bühne. Die Diskussionen waren intensiv. Doch zu guter Letzt erhielt er das angestrebte „Go!“.
Der Prozessberater als Schlüssel zum Erfolg
Als nächsten Schritt musste ein fähiger Prozessberater gefunden werden, der sie unterstützt. Denn alleine wollten sie den Weg der Prozessdigitalisierung und Prozessautomatisierung nicht gehen. Dazu fehlte ihnen die Zeit und das dafür notwendige Wissen. Lukas Zwyssig, der Markus beim Vorhaben unterstützte, erhielt einen Newsletter mit einer Video-Vorstellung von der Firma Friedli Projektmanagement GmbH. Die Recherchen über den Inhaber, Matthias Friedli, überzeugten ihn: Er hat das notwendige Wissen über die Branche und kennt die dort eingesetzte Software. Das Angebot für den Workshop „Vision Board – digitale Prozesse in KMU“ fand Lukas passend, und so engagierten sie Matthias Friedli nach einem ausführlichen Gespräch vor Ort.
Startschuss mit dem Workshop «Vision Board – digitale Prozesse in KMU»
Matthias Friedli kam bei der UHAG gut vorbereitet vorbei. Während eines halben Tages wurde eine Standortbestimmung betreffend Digitalisierungsgrad der UHAG durchgeführt. Markus gab zusammen mit Lukas an, wo sie stehen und was sie schon alles in Angriff genommen haben. Alle Prozesse wurden auf Herz und Nieren geprüft. Matthias überzeugte mit tiefem und breitgefächertem Fachwissen und zeigte ihnen auf, wie sie noch besser und noch effektiver werden können. Nach diesem Workshop entstand das sogenannte «Vision Board», auf welchem die Prozesse klassifiziert werden: Welche Prozesse funktionieren gut? Wo gibt es Handlungsbedarf? Wo ist dieser dringend? Diese Übersicht half Markus und Lukas enorm beim weiteren Vorgehen. Die Ausgangslage der Prozessoptimierung war damit klar definiert. Sie kannten nun ihren Bedarf und wussten über Ziele und Möglichkeiten Bescheid. Der Handlungsbedarf bei drei Prozessen wurde als «dringend» eingestuft und entsprechend priorisiert.
Entwicklung des Digitalisierungsplans
Nach dem ersten Workshop war es für Markus und Lukas klar: Die Zusammenarbeit mit Matthias funktionierte einwandfrei, und sie wollten mit ihm das Digitalisierungsprojekt umsetzen. Als nächsten Schritt stand das Erstellen eines Digitalisierungsplans an, der unter anderem auch das Lastenheft beinhaltet. Was müssen die Systeme zwingend können (must haves)? Was ist wünschenswert (nice to have)? Matthias stand auch bei dieser Evaluation mit Rat und Tat zur Seite und organisierte die Ausschreibungen an die verschiedenen Anbieter. Markus war es wichtig, dass man auf ein einziges System setzte. Er wollte keinen Flickenteppich mit verschiedenen Anbietern. Am Schluss entschied man sich doch für drei verschiedene Softwareanbieter, die versicherten, dass die Schnittstellen kein Problem darstellen würden. Alle Anforderungen wurden aufgenommen und von den Programmierern umgesetzt.
Auch die Mitarbeitenden der UHAG spielten im ganzen Prozess eine wichtige Rolle: Sie wurden informiert und häufig auch miteinbezogen. Sie von der Notwendigkeit der Digitalisierung zu überzeugen, war nicht schwierig. Das junge Team war sehr engagiert und konnte mit den Veränderungen sehr gut umgehen.
Wie geht es weiter? Geht das «Go live» am 1. Januar 2023 wie geplant und reibungslos über die Bühne? Wie beeinflussen die neuen digitalen Prozesse den Arbeitsalltag bei der UHAG? Wird Markus mit den drei verschiedenen Systemen glücklich?
Die Antwort auf die Fragen erfährst du hier.
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