April 8, 2020

Mit der digitalen Transformation die Produktivität steigern, aber wie?

Stellen Sie sich vor, Sie sind von administrativen und manuellen Arbeiten befreit. Sämtliche im Unternehmen vorhandene Informationen fliessen automatisch und sind auf Knopfdruck aufzufinden. Sie konzentrieren sich vollständig auf Ihre Kernprozesse, Ihre Kunden, Partner und Mitarbeiter. Können Sie erahnen, wie viel zusätzliche Zeit Ihnen so zur Verfügung steht?

Heute sehen sich viele Unternehmen einer steigenden Anzahl globaler Konkurrenz gegenüber. Gerade in der Schweiz wird die Situation auch durch den vorherrschenden Fachkräftemangel erschwert. Aber was kann ich als Unternehmer dagegen tun?



In diesem Artikel wollen wir Ihnen anhand eines frei erfundenen, aber durchaus in der Realität anzutreffenden Business Case eine Möglichkeit skizzieren:


Der Morgen startet entspannt

Michael Fortschritt erscheint wie üblich morgens um 8 Uhr im Büro der Vollgas AG. An seinem Arbeitsplatz findet sich neben dem PC noch sein Telefon, ein Notizblock und ein Kugelschreiber. Sonst keinerlei Papier. Michael arbeitet grösstenteils papierlos.

Er startet seine Programme. Eines für seine Mails, eines für die Warenwirtschaft und eines für das Dokumentenmanagement (DMS). Damit erledigt er sämtliche seiner Arbeiten ortsunabhängig und sicher.

Als erstes überfliegt er seine Mails. Einige Lieferantenrechnungen sind eingetroffen. Umgehend verschiebt er diese in einen definierten File-Ordner, wodurch sie automatisch in den Freigabeprozess eingespeist werden. Da befinden sich auch schon die Papier-Rechnungen, welche vom Sekretariat gescannt wurden. Alle vollautomatisch indexiert und abgelegt.


Schnelles Auffinden von Informationen

Als nächstes sieht er auf die neue Bestellung der Schon-Gestern GmbH. Der bestellte Artikel sagt ihm etwas, aber welcher genau war das nochmals? Nach wenigen Sekunden findet er im DMS verschiedene vergangene Bestellungen dieses Kunden mit dem besagten Artikel. Da wurden immer auch Befestigungssets mitbestellt.

Kurzerhand ruft er beim Kunden an und erkundigt sich danach. «Vielen Dank für den Anruf, gut haben Sie das gesehen. Unser neuer Auszubildender hat die Bestellung gemacht und das wohl vergessen. Damit ersparen Sie uns viele Umtriebe.» Mit wenigen Klicks ist die Bestellung erfasst. Der Lieferschein wird automatisch in der Logistik gedruckt, verpackt und das Paket verschickt. Nach dem Versand wird die Rechnung automatisch gedruckt und elektronisch versendet.

Es ist kurz vor Mittag. Michael hat alle seine täglichen Arbeiten bereits durch. Zufrieden geht er mit seinen Kollegen bei «Frisch und Gesund» Mittagessen.


Kunden glücklich machen

Satt und gestärkt widmet er sich am Nachmittag dem Nachfassen seiner Offerten. Er erreicht sogar Herrn Wichtig. «Gut, dass Sie anrufen» tönt es aus dem Hörer. «Das Projekt eilt und ich sollte schon lange bestellen. Wie steht es um die Lieferfrist?» «Wenn Sie noch heute bestellen, ist es bis Ende Woche bei Ihnen». «Super, Sie können die Bestellung sofort erfassen. Danke für diesen Service. Man merkt eben, dass der Kunde Ihnen wichtig ist.»


Aufgaben automatisiert und ohne Fehler erledigen

Im elektronischen Rechnungsworkflow stehen noch Rechnungen zur Freigabe an. Diese sind vom System bereits voll indexiert und der Totalbetrag ist automatisch mit der Bestellung abgeglichen. Mit einem Klick gibt Michael sie zur Zahlung frei. Das System generiert nun automatisch den Buchungssatz in der Buchhaltung und stösst die Zahlung an.

Er fragt sich: «Wie viele Ferien bekomme ich im nächsten Jahr? Dann werde ich 50. Wo finde ich das schon wieder?» Ach, kein Problem. Im System «Personal» und «Ferien» eingegeben und schon wird ihm das Mitarbeiterhandbuch an der entsprechenden Seite angezeigt.


Feierabend - pünktlich und zufrieden

Pünktlich um 16.30 Uhr geht Michael zufrieden nach Hause. Alle anstehenden Arbeiten für heute sind erledigt. Auf dem Nachhauseweg erinnert sich Michael an vor einem Jahr, bevor Sie die Umstellung auf die neuen Systeme vollzogen hatten. Da brauchte er für dieselbe Arbeit sicher 1 oder sogar 2 Tage länger.

Jetzt kann er sich endlich besser auf seine Kunden konzentrieren. Seine Bedenken, er werde dadurch wegrationalisiert oder spreche nicht mehr mit seinen Kollegen haben sich nicht bewahrheitet. Er kann sich jetzt auf die wichtigen Arbeiten konzentrieren und mit den anderen Mitarbeitenden in den Pausen über seine Freizeitaktivitäten sprechen, da sich die Gespräche nicht mehr lediglich um das Lösen von Problemen im Unternehmen drehen.


Die hier kurz beschriebenen Abläufe lassen sich über sämtliche Unternehmensprozesse ausweiten.


Was ist heute möglich?

Heutige Lösungen reichen von einfachen Möglichkeiten zur Eliminierung manuell gepflegter Excel-Listen über Büro- und Produktionsautomatisierung bis zur Nutzung von maschinellem Lernen oder künstlichen Intelligenzen.

Auch der Datenaustausch mit dem Treuhänder oder der Revisionsstelle verspricht automatisiert grosse Entlastung.


Das Ergebnis der digitale Transformation ist nicht einfach eine neue Software. Es ist eine Änderung der Denk- und Arbeitsweise, welche durch technologische Lösungen unterstützt wird.

In jedem Fall wird ein reales Problem gelöst.


Wenn Digitalisierungsprojekte scheitern, dann häufig, weil die Menschen die neuen Lösungen nicht akzeptieren oder nicht umsetzen können. Diesen Risiken kann durch den frühen Einbezug der Mitarbeitenden und professionellem Projektmanagement begegnet werden.


Muss ich das alleine schaffen?

Sie als Unternehmer sind auf diesem Weg der digitalen Transformation nicht auf sich allein gestellt. Holen Sie sich Unterstützung von spezialisierten Unternehmen, welche sich in der digitalen Transformation und der Digitalisierung auskennen, denen Menschen und deren Befähigung wichtig sind und sich darüber hinaus für Sie und Ihre Prozesse interessiert.

Unsere Motivation bei Friedli Projektmanagement GmbH ist es auf einfache, unkomplizierte und verlässliche Weise den Schweizer KMU Wissen und Lösungen an die Hand zu geben, um gestärkt aus der digitalen Transformation hervor zu gehen. Wir begleiten Sie bei jedem Schritt aktiv, unterstützen Sie bei der Problemlösung und begleiten Ihre Mitarbeitenden während der Transformation der eigenen Arbeitsweisen.

Wollen Sie etwas Ähnliches, wie im oben beschrieben Business Case, auch für Ihr Unternehmen erreichen? Möchten auch Sie bis zu 70% Zeitersparnis in papierbezogenen Prozessen realisieren?

Schreiben Sie uns für ein unverbindliches Informationsgespräch.

Weitere interessante Beiträge für Sie:

Verträge – ein komplexer Prozess dessen Potenzial unterschätzt wird

Was bedeutet Digitalisierung für Schweizer Unternehmen?

Einen Kommentar hinterlassen

Your email address will not be published. Required fields are marked

{"email":"Email address invalid","url":"Website address invalid","required":"Required field missing"}

Hol dir jetzt dieses kostenlose E-Book

Erfahre, welche Stolpersteine in Digitalisierungsprojekten lauern

und wie Sie diese vermeiden