Stellen Sie sich vor, Sie sind von administrativen und manuellen Arbeiten befreit. Sämtliche im Unternehmen vorhandene Informationen fliessen automatisch und sind auf Knopfdruck aufzufinden. Sie konzentrieren sich vollständig auf Ihre Kernprozesse, Ihre Kunden, Partner und Mitarbeiter. Können Sie erahnen, wie viel zusätzliche Zeit Ihnen so zur Verfügung steht?
Heute sehen sich viele Unternehmen einer steigenden Anzahl globaler Konkurrenz gegenüber. Gerade in der Schweiz wird die Situation auch durch den vorherrschenden Fachkräftemangel erschwert. Aber was kann ich als Unternehmer dagegen tun?
Er startet seine Programme. Eines für seine Mails, eines für die Warenwirtschaft und eines für das Dokumentenmanagement (DMS). Damit erledigt er sämtliche seiner Arbeiten ortsunabhängig und sicher.
Als erstes überfliegt er seine Mails. Einige Lieferantenrechnungen sind eingetroffen. Umgehend verschiebt er diese in einen definierten File-Ordner, wodurch sie automatisch in den Freigabeprozess eingespeist werden. Da befinden sich auch schon die Papier-Rechnungen, welche vom Sekretariat gescannt wurden. Alle vollautomatisch indexiert und abgelegt.
In diesem Artikel wollen wir Ihnen anhand eines frei erfundenen, aber durchaus in der Realität anzutreffenden Business Case eine Möglichkeit skizzieren:
Der Morgen startet entspannt
Michael Fortschritt erscheint wie üblich morgens um 8 Uhr im Büro der Vollgas AG. An seinem Arbeitsplatz findet sich neben dem PC noch sein Telefon, ein Notizblock und ein Kugelschreiber. Sonst keinerlei Papier. Michael arbeitet grösstenteils papierlos.Schnelles Auffinden von Informationen
Als nächstes sieht er auf die neue Bestellung der Schon-Gestern GmbH. Der bestellte Artikel sagt ihm etwas, aber welcher genau war das nochmals? Nach wenigen Sekunden findet er im DMS verschiedene vergangene Bestellungen dieses Kunden mit dem besagten Artikel. Da wurden immer auch Befestigungssets mitbestellt.Kunden glücklich machen
Satt und gestärkt widmet er sich am Nachmittag dem Nachfassen seiner Offerten. Er erreicht sogar Herrn Wichtig. «Gut, dass Sie anrufen» tönt es aus dem Hörer. «Das Projekt eilt und ich sollte schon lange bestellen. Wie steht es um die Lieferfrist?» «Wenn Sie noch heute bestellen, ist es bis Ende Woche bei Ihnen». «Super, Sie können die Bestellung sofort erfassen. Danke für diesen Service. Man merkt eben, dass der Kunde Ihnen wichtig ist.»Aufgaben automatisiert und ohne Fehler erledigen
Im elektronischen Rechnungsworkflow stehen noch Rechnungen zur Freigabe an. Diese sind vom System bereits voll indexiert und der Totalbetrag ist automatisch mit der Bestellung abgeglichen. Mit einem Klick gibt Michael sie zur Zahlung frei. Das System generiert nun automatisch den Buchungssatz in der Buchhaltung und stösst die Zahlung an.Feierabend - pünktlich und zufrieden
Pünktlich um 16.30 Uhr geht Michael zufrieden nach Hause. Alle anstehenden Arbeiten für heute sind erledigt. Auf dem Nachhauseweg erinnert sich Michael an vor einem Jahr, bevor Sie die Umstellung auf die neuen Systeme vollzogen hatten. Da brauchte er für dieselbe Arbeit sicher 1 oder sogar 2 Tage länger.Die hier kurz beschriebenen Abläufe lassen sich über sämtliche Unternehmensprozesse ausweiten.
Was ist heute möglich?
Heutige Lösungen reichen von einfachen Möglichkeiten zur Eliminierung manuell gepflegter Excel-Listen über Büro- und Produktionsautomatisierung bis zur Nutzung von maschinellem Lernen oder künstlichen Intelligenzen.Das Ergebnis der digitale Transformation ist nicht einfach eine neue Software. Es ist eine Änderung der Denk- und Arbeitsweise, welche durch technologische Lösungen unterstützt wird.
In jedem Fall wird ein reales Problem gelöst.